En el primero de los artículos de esta “saga” sobre herramientas empleadas en la disciplina de Análisis de Negocio, hacíamos un breve repaso a las áreas de conocimiento en las que el Project Management Institute divide su certificación del PMI-PBA, y nos introducíamos directamente en este mar de 110 herramientas, a través de la primera de sus áreas de conocimiento: La evaluación de necesidades, o como dirían los anglosajones, Needs Assessment.
Veíamos igualmente que, a través de esta evaluación buscamos alcanzar un entendimiento completo de la situación, detectar posibles problemas y/o oportunidades para finalmente proponer recomendaciones y planes de ejecución que nos permitan llevarlos a cabo.
En las siguientes líneas, continuaremos explicando los principales objetivos de la segunda de las áreas de conocimiento del PMI-PBA: Compromiso de los grupos de interés (Stakeholder Engagement) y enumeraremos herramientas y técnicas utilizadas que facilitarán poder alcanzar dichos objetivos.
Cabe siempre recordar, que muchas de estas herramientas puede que no necesitemos utilizarlas nunca a lo largo de nuestra carrera profesional como Analistas o Jefes de Proyectos, pero abren un amplio abanico de opciones a elegir, cuando se presenten los problemas en nuestro día a día.
Compromiso de los grupos de interés (Stakeholder Engagement)
La ejecución de los procesos identificados en esta área de conocimiento nos va a permitir identificar, analizar y gestionar el compromiso de las partes interesadas, con el fin de poder determinar la mejor manera de conseguir su compromiso, de comunicarnos con ellos y de asegurar su colaboración.
Son 7 los procesos que componen esta área de conocimiento, al igual que el resto de las áreas, vienen agrupados en sus respectivos grupos de procesos:
Grupo de procesos de Definición y Alineación (Defining and Aligning Process Group)
- Identificar a las partes interesadas (Identify Stakeholders): Identificación de todos aquellos individuos, grupos u organizaciones que pueden impactar o estar impactados por actividades de análisis de negocio que se lleven a cabo.
Grupo de procesos de Planificación (Planning Process Group)
- Realizar el análisis de las partes interesadas (Conduct Stakeholder Analysis): Para entender a los grupos de interés, debemos observar sus características, creencias y comportamientos, analizando e investigando en profundidad información cuantitativa y cualitativa, con la finalidad de poder determinar las mejores técnicas de elicitación y formas de trabajar con ellos.
- Determinar el nivel de compromiso y el enfoque de la comunicación con las partes interesadas (Determine Stakeholder Engagement and Communication Approach): Desarrollamos métodos que permitan mantener y alcanzar su compromiso a través de una comunicación efectiva en base a sus necesidades, intereses y/o sus responsabilidades dentro del proceso de análisis.
- Realizar la planificación del análisis de negocio (Conduct Business Analysis Planning): Este proceso nos debe llevar a obtener el acuerdo compartido sobre las actividades que desarrollará el equipo, sus asignaciones, roles, responsabilidades y capacidades necesarias para el correcto desarrollo de sus tareas, de forma que todos tengan claras sus expectativas y funciones. El resultado por tanto suele verse reflejado en un Business Plan más o menos formalmente documentado y aprobado.
Grupo de procesos de Ejecución (Executing Process Group)
- Preparar la transición al estado futuro deseado (Prepare for Transition to Future State): Debemos saber cuándo estamos preparados para pasar del estado actual al estado futuro deseado y preparar la forma idónea de integrar la solución propuesta o parte de ella, en el resto de las operaciones de la organización.
Grupo de procesos de Monitorización y Control
- Gestionar la implicación y comunicación con las partes interesadas (Manage Stakeholder Engagement and Communication): Debemos fomentar la participación de los grupos de interés en los procesos de análisis de negocio y definición de la solución, para lo cual a medida que avanzan las tareas de análisis, gestionamos su participación y comunicación para verificar que están correctamente informados en todo momento, sobre la evolución de las tareas de análisis.
- Evaluar el desempeño del Análisis de Negocio (Assess Bussiness Analysis Performance): Debemos evaluar continuamente la efectividad de las actividades de análisis que estamos llevando a cabo, observando entregables, resultados de proyectos, programas y porfolios,… de forma continua.
Entregables por proceso identificado para alcanzar el compromiso de los grupos de interés
5.1 – Identificar a las partes interesadas
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- Stakeholder Register
5.2 – Realizar el análisis de las partes interesadas
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- Update Stakeholder Register
5.3 – Determinar el nivel de compromiso y el enfoque de la comunicación con las partes interesadas
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- Stakeholder Engagement and Communication Approach
5.4 – Realizar la planificación del análisis de negocio
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- Business Analysis Plan
5.5 – Preparar la transición al estado futuro deseado
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- Readiness Assessment
- Transition Plan
5.6 – Gestionar la implicación y comunicación con las partes interesadas
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- Improved Stakeholder Engagement and Communication
5.7 – Evaluar el desempeño del Análisis de Negocio
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- Business Analysis Performance Assessment
Herramientas y Técnicas utilizadas
Para la obtención de todos estos entregables, disponemos de una serie de herramientas y técnicas.
El siguiente cuadro no pretende ser un estudio extenso de cada una de ellas, ya que hay numerosa documentación al respecto, pero si una herramienta en si misma, que permita identificar rápidamente que técnicas podemos utilizar para la evaluación de necesidades, dependiendo del proceso dentro del dominio en el que nos encontremos.
En algunos casos se incluyen más herramientas que las exigidas por el examen de certificación, ya que igualmente consideramos que pueden ser de utilidad en el desempeño de nuestras tareas como Analistas de Negocio.
Bibliografía
The PMI Guide to BUSINESS ANALYSIS (2017)
Project Management Institute, Inc.
ISBN: 978-1-62825-198-2