Son muchas las herramientas que solemos utilizar en nuestro día a día, como directores de proyectos, de programa, análisis de negocios… y pocas las que realmente necesitamos utilizar todas las que existen.
“Son numerosas las herramientas y técnicas utilizadas en la práctica de la Gestión de Proyectos y del Análisis de Negocio. Algunas las utilizaremos a diario a lo largo de nuestra carrera profesional pero otras muchas, dada la idiosincrasia de cada puesto de trabajo, es posible que nunca lleguemos a necesitarlas.”
Área de conocimiento de Evaluación de las Necesidades
Así comenzaba el apartado dedicado a las herramientas utilizadas en Análisis de Negocio de la Miniguía de Análisis de Negocio que nuestro Grupo de Interés presentó el pasado mes de Noviembre, en el XVI Congreso de Directores de Proyecto organizado por PMI Madrid, Spain.
Y es que son más de un total de 110 diferentes herramientas las que podemos utilizar a lo largo de las 6 áreas de conocimiento en las que el PMI-PBA divide la disciplina de Análisis de Negocio. Este artículo, pretende ser el primero de varios, en los que iremos enumerando todas y cada una de ellas, agrupadas por Área y Grupo de Herramientas al que pertenecen.
La intención de la creación de esta serie de artículos no es la de entrar en detalle en todas ellas, porque esto sería objeto de escritura de un libro completo, sino la de hacer un breve repaso que permita servirnos como guía de consulta rápida del objetivo principal de cada área de conocimiento y la enumeración de las herramientas utilizadas en cada una de ellas.
Dominios de Conocimiento PMI-PBA.
Las áreas de conocimiento en las que divide la disciplina de Análisis el PMI-PBA, son:
- Evaluación de Necesidades (Needs Assessment).
- Compromiso de los grupos de interés (Stakeholder Engagement).
- Elicitación (Elicitation).
- Análisis (Analysis).
- Trazabilidad y Monitoreo (Traceability and Monitoring).
- Evaluación de la Solución (Solution Evaluation).
En este primer artículo, nos centraremos en explicar brevemente los objetivos de la primera de ellas (Needs Assessment) y a enumerar las herramientas y técnicas que podremos utilizar para cumplir con dichos objetivos.
Evaluación de Necesidades (Needs Assessment)
Esta es la primera de las áreas de conocimiento que nos encontramos a la hora de estudiar nuestra certificación del PMI-PBA como Analistas de Negocio.
El principal objetivo de la evaluación de necesidades, es el de llegar a comprender mejor las oportunidades y problemas que se presentan en una organización y el estado futuro deseado por la
misma.
Para ello, necesitaremos herramientas y técnicas que nos permitan determinar correctamente la propuesta de valor, unas metas alcanzables que nos acerquen al estado deseado y la evaluación integral de los requerimientos de los grupos de interés.
Con la ejecución de las tareas derivadas de los procesos que intervienen en la evaluación de necesidades que veremos a continuación, produciremos entregables que serán utilizados a lo largo
de todo nuestro proyecto de Análisis.
La mayoría son sobradamente conocidos por los Project Managers que estén leyendo en este momento estas líneas, por lo que no supondrá un problema adaptarnos a la terminología utilizada por el PMI-PBA en Análisis de Negocio.
Entregables por proceso identificado para la evaluación de necesidades
4.1-Identificar el Problema u Oportunidad:
- Business Need.
- Situation Statement.
4.2-Evaluar el Estado Actual:
- Current State Assessment.
4.3-Determinar el Estado Futuro:
- Business Goals and Objectives.
- Required Capabilities and Features.
4.4 Determinar Opciones Viables y Proporcionar Recomendaciones:
- Feasibility Study Results.
- Recommended Solution Option.
4.5-Facilitar el desarrollo del Roadmap de Producto:
- Product Roadmap.
4.6-Ensamblar el Caso de Negocio:
- Business Case.
- Product Scope.
4.7-Apoyar el desarrollo del “Charter”:
- Charter.
- Shared Product Information.
Herramientas y técnicas utilizadas
Como no podía ser de otra forma, para conseguir los entregables anteriormente enumerados, PMI-PBA, proporciona una serie de herramientas y técnicas.
A continuación, se refleja una lista de todas las recopiladas durante la creación de la Miniguía. No pretende ser un estudio extenso de cada una de ellas, ya que hay numerosa documentación al respecto, pero si una herramienta en si misma, que permita identificar rápidamente qué técnicas podemos utilizar para la evaluación de necesidades, dependiendo del proceso en el que nos encontremos.
Bibliografía
The PMI Guide to BUSINESS ANALYSIS (2017)
Project Management Institute, Inc.
ISBN: 978-1-62825-198-2