Herramientas

Área de Conocimiento de Elicitación

Hace ya unos cuantos meses, publiqué el segundo de los capítulos de mi saga sobre PMI-PBA tools, donde hacía un breve repaso de las herramientas utilizadas en la segunda de las áreas de especialización en las que el Project Management Institute agrupa las tareas de Análisis de Negocio.

Si en aquella ocasión me centraba en el área de conocimiento del Compromiso de los grupos de interés (Stakeholder Engagement), hoy realizaré una revisión rápida sobre conceptos básicos de procesos y de herramientas empleadas como parte de las actividades relacionadas con área de conocimiento de la Elicitación (Elicitation).

Elicitación (Elicitation)

Aunque son muchas las personas que cuando utilizo la palabra Elicitación, me rectifican indicando que me he confundido y que debería poner “Licitación”, he de deciros que el término Elicitación existe y viene del verbo inglés “To Elicit”, que corresponde a los verbos españoles provocar, suscitar u obtener.

Por ello decimos en Análisis de Negocio, que la Elicitación es aquella actividad de obtener información de las partes interesadas y otras fuentes, sobre un producto final que queremos construir, hasta alcanzar un entendimiento compartido de esta.

Es por todos sabido que los stakeholders tienen deseos, necesidades e ideas, que con bastante asiduidad no saben expresar con la suficiente claridad, haciendo necesario que dispongamos del conocimiento y la experiencia suficientes, como para saber identificar enfoques y técnicas apropiadas en cada momento, que permitan extraer correctamente toda esta información.

Será por lo tanto, una tarea de interacción de ida y vuelta entre el analista y los stakeholders, de intercambio de información sobre el producto final que se quiere llegar a obtener. Esta tarea iterativa sólo se da por finalizada, cuando todos los criterios de aceptación del producto quedan claros. Por esta razón, para llegar a “refinar” este conocimiento por completo, las actividades de elicitación y análisis se realizan a menudo, al mismo tiempo.

Elicitar es ayudar a extraer el conocimiento que tiene los interesados en su cabeza.

Por último, cabe recordar que en proyectos predictivos realizaremos la mayor parte de estas tareas de iteración y de análisis al principio del proyecto, mientras que en proyectos con ciclo de vida adaptativo, la obtención y análisis la repetiremos en cada iteración del proyecto. 

Los procesos identificados dentro de este área de conocimiento de Elicitación, son:

  • Determinar el enfoque de la elicitación
  • Preparar la elicitación
  • Llevar a cabo la elicitación
  • Confirmar los resultados de la elicitación 

Y estos procesos, vienen agrupados de la siguiente manera:

Grupo de procesos de Planificación (Planning Process Group) 

  • Determinar el enfoque de la elicitación (Determine Elicitation Approach): Establecer la forma de extraer la información y el conocimiento de los interesados, quienes estarán implicados, que técnicas usaremos, como llevaremos a cabo las actividades de elicitación o el orden de ejecución de estas, son algunas de las tareas relacionadas con la determinación del enfoque de la elicitación.

 Grupo de procesos de Ejecución (Executing Process Group)  

  • Preparar la elicitación (Prepare for Elicitation): Organizar y calendarizar reuniones, identificando recursos y materiales, para disponer de todo lo necesario para llevar a cabo las tareas de elicitación identificadas en el enfoque, manteniendo siempre el compromiso de los interesados.
  • Llevar a cabo la elicitación (Conduct Elicitation): Una vez que tenemos preparada la forma y el material para llevar a cabo la elicitación, aplicamos técnicas de obtención de información de las partes interesadas con el fin de ir refinando requisitos y detalles del producto. Llevar a cabo correctamente la elicitación es clave, y la realización de entrevistas con los interesados también se convierte en una de las herramientas clave de este proceso. Por ello es vital, que sepamos diferenciar bien, cuando utilizar preguntas abiertas o cerradas en nuestras entrevistas. 

Solemos usar preguntas abiertas, principalmente, al inicio de la elicitación, para comenzar a recopilar información que aún desconocemos. A medida que vamos avanzando y recopilando esta información, empleamos más preguntas cerradas (ej.: Si / No), para refinar, confirmar y concretar toda esta información recopilada.

  • Confirmar los resultados de la elicitación (Confirm Elicitation Results): Con los resultados obtenidos y refinados previamente, solo queda volver a distribuirlos, para que los participantes en el proceso de elicitación aclaren y corrijan lo necesario hasta confirmar la exactitud de la información recopilada.

Herramientas empleadas por proceso de elicitación

A continuación resumo las herramientas utilizadas para producir los entregables para cada proceso, y que es obligado conocer, si lo que queréis es prepararos el examen de certificación PMI-PBA:

6.1 – Determinar el enfoque de la elicitación (Determine Elicitation Approach)

    • Brainstorming
    • Interviews
    • Retrospectives and Lessons Learned

6.2 – Preparar la elicitación (Prepare for Elicitation)

    • Document Analysis
    • Interviews

6.3 – Dirigir la elicitación (Conduct Elicitation)

    • Brainstorming
    • Collaborative Games
    • Document Analysis
    • Facilitated Workshops 
    • Focus Groups
    • Interviews
    • Observation
    • Prototyping 
    • Questionnaires and Surveys

6.4 – Confirmar los resultados de la elicitación (Confirm Elicitation Results)

    • Document Analysis
    • Glossary
    • Interviews
    • Observation
    • Walkthroughs

Incluyo a continuación una tabla resumen donde podréis ver estas y otras herramientas, que podrán servir de utilidad en el desempeño de vuestras tareas de elicitación como Analistas de Negocio.

Bibliografía
The PMI Guide to BUSINESS ANALYSIS (2017)
Project Management Institute, Inc.
ISBN: 978-1-62825-198-2

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